私たち行政書士は弁護士さんと異なり、代理人として相手方と交渉をしたり、訴訟代理人となることは法律上できません。ひとまず相手方の反応を見るために打診的に内容証明郵便を送付することはできませんので、１通１通が正念場です。その意味でかなり高度な法的書類作成能力が要求されています。
他方で、ご依頼人との綿密な打ち合わせに集中することによりそのご意向を反映した内容証明郵便を作成しやすいという点など、行政書士ならではの腕の見せ所もあります。
「この時間と料金で、かなり頑張ってもらえた・・・」 一人でも多くの依頼者の方々にこんな満足感を持っていただけるように努力してまいります。
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| ■ 内容証明郵便って何？ |
「内容」+「証明」+「郵便」の３つがそれぞれ重要です。郵便局が、内国郵便約款に基づいて差出日・差出相手・記載内容等の「内容」を公に「証明」してくれる「郵便」です。同じ内容の手紙を３通作り集配郵便局もしくは内容証明取り扱い局に送付用の封筒１組と共に提出すると、郵便局長名で差し出し証明印を全てに押してくれます。１通は相手方に配達され・１通は郵便局の保管用に、もう一通はご自身の保管用になる訳です。郵便局では５年間保管してもらえます（同約款１３６条）のでその間であれば再発行も可能です（再度証明の請求 同約款１３４条）。
＜要件１＞ 「内容」
法的なトラブルの解決には明確な意思表示とその内容が大切です。いつ誰が誰に対しどの様な意思を表示したのかということが、法律効果を決定していく要件となるからです。
＜要件２＞ 「証明」
たとえいかに内容の正確な書面であっても、それが存在し相手に送達されたことを後日証明することは大変に困難なことです。郵便物の取り扱いを業とする中立な第三者である郵便局名で日時や内容を証明してくれる意義は大きいですね。
＜要件３＞ 「郵便」
口頭でのやりとりの場合には、認識・記憶・表現・叙述の各段階で誤解を生じやすく、郵便（書面）での意思伝達のほうが安全かつ確実です。通常の手紙と内容証明郵便との違いは、書面や消印等の情報が全て相手方に保有されてしまうか否か、郵便局という第三者が出した後まで介在するか否か、差出日の判読不能な消印が存在するか否かといった点です。
（アドバイス）
内容証明郵便を送付する場合には、必ず配達証明つきにしておきましょう。
内容証明郵便が存在して送られたことを証明できても、相手に到達したことまでは明らかにはなりません。そして民法上は、「到達主義」＝すなわち＝意思表示（書面）が相手方に届いた時に法的効力が発生するのを原則としているのです。配達証明をつけて置けば、相手がいつ受け取ったのかが記載された葉書きが郵便局から送られてきますので安心です。 また、仮にその後、裁判等に争いが発展した場合に、この配達証明の提出が要求される場合が多いです。
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| ■ 内容証明郵便の効果と逆効果 |
多くの方が内容証明郵便について概要をご理解いただけていると思います。「あの受取りたくないと感じるものでしょう・・・？」そうです、それです。その共通認識が内容証明郵便の効果の源泉だと思います。内容証明郵便は、内国郵便約款のほとんどの機能を付加することができるので一般の方が用いることのできる意思伝達手段の中では、最も効果が強い書類です。
だから、一般の方々だけでなく、法律職も内容証明郵便は重視するのです。
＜効果１＞ 「明確な意思の表明」
明確な意思表示が苦手とされる国民性の我々にとって、「はっきり伝えておきますが」というのは余程の場合です。内容証明郵便というテマヒマのかかる手段を用いるのですから、受け取る側にも明確に伝わります。
＜効果２＞ 「心理的プレッシャー」
内容証明郵便には、それなりの信念と覚悟が内在します。最後通牒にも似た強い文面の内容証明郵便もありますので、その様な場合には心理的圧力はかなりなものです。まして、法律家の連署と大きな職印付きともなると・・・（私ですら受け取りたくはないです）。
＜効果３＞ 「法的対応との連動性」
法律家も内容証明郵便は非常に重視すると上述しましたが、内容証明郵便が功を奏さない場合には残る手段は、法的強制措置に出るということに繋がりやすいです。もちろん内容証明郵便が裁判上有力な証拠として採用される場合もあります。「出るところに出てしまう一歩手前」「私からはここまで、後は然るべく」という書面です。
この様な意味合いを持つ内容証明郵便ですが、万能ではありません。
＜逆効果１＞
例えば、相手に誠意がみられ将来的にこちらの意向に従ってくれそうな場合・これから先も継続的に良好な関係を築いていく必要がある場合などには、内容証明郵便という手段を用いることは危険な場合があります。当事者の交渉や合意書・協議書などといったより適切な手段で解決するべきです。
＜逆効果２＞
例えば、相手に内容証明をつきつけて、対応を待つためにすぐに法的手段をとらずにいたところ、逆に法的対策を講じられてしまった場合や、自己に有利な法律的条件が整う前に内容証明を送ってしまう場合などは逆効果となります。
以上のように、内容証明郵便は、強い効果を持つ反面で、逆効果の場合もありますので、特に慎重な考案が求められます。そして、内容証明郵便は必ずしもトラブルを解決する結果をもたらすとは限らす、逆に更なるトラブルの原因ともなりかねません。
くれぐれもご自身の状況と相手の方の状況を熟慮の上でその後の対応策を明確にしてから内容証明郵便を用いましょう。
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| ■ 当事務所での内容証明作成手続 |
上記の記載からも内容証明郵便の作成を法律家に依頼するメリット・ご自身で作成されるリスクは推察していただけると思います。当事務所では以下のような手続で内容証明郵便を作成・送付しております。
１．ご依頼人からのお問い合わせによる概要の把握
取り急ぎ対応しておかなければならない事項・一般的な対応策・標準的な類似例での処理手順・時間・料金のご説明をさせていただきます。ご相談料金は無料ですが、面談をご希望なさる方は、別途面談料金が発生いたします。
内容証明郵便を作成されないほうがよいと思われる事案の場合・早急に訴訟準備に入られたほうがよいと思われる事案などの場合には、その後に取るべき対処策をお伝えすると共に、然るべきご相談窓口をご案内いたします。
２．当事務所で内容証明郵便の作成をお引き受けする場合には、ご依頼人・相手方等のご本人様確認・状況確認・関連書類等の事実分析を行います。ご依頼人様と綿密に打ち合わせの上で、的確な状況把握に努めます。なお、２以降のご依頼は内容証明作成のご依頼として、１の面談とは別に料金が発生いたします。内容証明郵便の送付を取りやめたいとのご意向の場合にはそのご意思を尊重しますし、期間が限られている法律要件などの注意が必要な事実についてはご説明いたします。
３．２で確認しました事実状況に基づき内容証明郵便の仮組みを行います。
法律内容の確認・検討はもちろんのこと、類似事案の調査・関連判例の解析・法律専門書・実務書の調査なども適宜行います。ご依頼人に最適と思われる内容を一から調整をさせていただきます。
４．最終的な内容証明送付文を完成させます。
ご依頼人の事実状況にその後変化が生じていないかどうかを確認させていただくと共に、法的な内容として瑕疵（欠点や欠陥）がないかどうかを精査いたしまして、最終的な送付内容を確定いたします。内容証明郵便を送付いたします。
５．その後、内容証明郵便の作成に関連した範囲内で、トラブル解決に向けてアドバイスを差し上げまして案件の結了となります。多くの場合に於きまして当職の作成しました内容証明作成郵便の送付により事案解決・紛争予防を図ることができますが、相手の方の対応次第で解決に至らないことがあります。また、一度の内容証明郵便の送付では決着をみず、複数回の送付にわたることもございます。その際は改めてご説明を申し上げます。（当事務所の帰責原因なく再度内容証明郵便を作成させていただく場合には有料となります。）
当職は行政書士として内容証明郵便を作成いたしますので、代理人として相手の方と交渉したり、訴訟代理人として法廷に立つことはできません。
〜〜〜その後 ストーカー被害がなくならない場合には警察の方に、訴訟になってしまった場合には弁護士の先生に、本人訴訟になった場合には裁判所の方に、その内容証明郵便をご提示ください。それが無かった場合と比べて明らかにスムーズさや対応が違ってくるのです。その書面がきっとあなたの強い味方になってくれるはずです。ご安心ください。〜〜〜
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